La gestión de inventarios es la administración de ingresos y salidas de productos e insumos que tiene un negocio, en todas sus etapas hasta el punto de venta. Su manejo y control es una porción de la contabilidad de costos, siendo clave para optimizar las operaciones del negocio. En la actualidad, las hojas de cálculo y los manuales están en desuso, dejando su lugar al software de seguimiento.
Sistema de inventarios
Un sistema de inventarios resuelve de forma completa el proceso de elaboración de pedidos, almacenaje y utilidad de la lista. Se trata de un componente clave de la cadena de suministro, haciendo el seguimiento de todo el proceso. El fin es conseguir que cada producto esté donde debe, en el tiempo exacto.
Permite llevar el seguimiento de las compras, conservar el balance de mercadería y suministros en stock y volver a pedir cuando escasean. Los sistemas de gestión de inventarios de alto valor consiguen rastrear la ubicación del almacenamiento, y también conocer cuando es el tiempo ideal para reordenarlo, con base en datos concretos como las ventas hechas.
Existen sistemas de inventario para pequeños, medianos y grandes negocios que se logran gestionar desde una sola interfaz, software en la nube y módulos para sistemas de planificación empresarial.
Herramientas de control de inventarios
Para todo negocio pequeño o mediano es fundamental llevar un control de inventarios. De la agilidad para implementarlo depende buena parte del éxito operativo y económico. Por eso, debés usar diferentes herramientas de control de inventarios y procesos para mantener la revisión de stock y de este modo ver reflejadas estas ventajas:
- Contar con la información actualizada
- Ganar tiempo en crear inventarios
- Disponer de un control pleno de stock
- Evitar pérdidas
- Capacidad de agregar etiquetas a los productos: lote, fechas, destinos
- Conocer data de costos de producción
Para bien, los negocios cuentan con una variada gama de software en el mercado, gratuitos y de pago, que posibilitan el servicio de control de inventario de forma práctica y simple, mediante un programa de control eficiente que sigue datos, factura y gestiona. ABC Inventory, Croll, Bind ERP y RightControl Lite son algunos de los más utilizados para administración del depósito.
Por otra parte, los negocios pueden aprovechar las fabulosas ventajas de un software especializado. Bamboo Software lidera el sector empresas como aliado.
Con estas herramientas, la cadena de valor completa consigue diseñarse de manera ordenada y efectiva haciendo que las empresas puedan respaldarse en los sistemas de gestión para preparar pedidos y dar un servicio de excelencia a los clientes.
¿En qué consiste el control de inventarios?
El control de inventario considera el registro completo de los movimientos de almacenaje de materiales, herramientas y productos de un negocio. Su objetivo es estudiar el ingreso y egreso de los bienes para conseguir bajar el costo de los bienes y conocer si existe mercadería que falta.
Este método es una práctica realmente útil a nivel interno ya que permite perfeccionar la gestión de los movimientos de depósito y venta.
Así, realizar un eficaz control del inventario colabora en calcular al por menor cómo es la dinámica de la empresa, y desde ese punto, efectuar cambios y avances estratégicos.
Los pasos clave de una buena gestión de inventario abarcan:
- Compra: los artículos y bienes para adquisición se venden y se ceden en el almacén o en el punto de venta
- Provisión: el stock se almacena hasta su utilización. La mercadería se transfiere por la red, hasta estar listos para enviar.
- Control: se hace un seguimiento de la cantidad de producto disponible a la venta. El stock faltante es pedido a proveedores. Los productos se envían a los clientes.
Tipos de sistemas de control de inventario
En el mercado existen diversos tipos de control de inventario, por lo que los negocios pueden elegir qué sistema se adecua mejor a sus demandas. Los principales tipos de sistemas de control de inventarios son:
Por movimiento
En inventario del que se parte y que muestra el saldo que se tiene previo a comprar otros insumos, o bien puede ser el inventario final que se realiza al acabar un periodo contable. Brinda data acerca del estado financiero actual.
Por logística
En este paso encontramos por ejemplo el stock de acuerdo a temporada o por lote, que necesita de más apresto para su salida o demanda más cantidad por pedir.
Por orden
Aquí existe el inventario periódico y el perpetuo. Se trata de los almacenamientos que deben contarse cada tres meses, anualmente, o en forma diaria.
Por forma
En este apartado encontramos el inventario de materia prima, el que es utilizado por el negocio para elaborar productos finales. Lo integran los productos en proceso y de productos terminados.
¿Para que sirve un control de inventario?
El control de inventario es considerado uno de los pilares del negocio. En su gestión confluyen todos los factores de la cadena de suministro. Las empresas que cuentan con cadenas de suministro y procesos de elaboración tienen que conseguir proporción adecuada entre sus inventarios de entrada y salida.
Beneficios de implementar un software de gestión de inventarios
Para aquellos negocios que compran y venden bienes, la gestión de inventarios consigue brindar una visión primordial de las operaciones, al margen del seguimiento de lo comprado y vendido.
Un eficiente sistema de gestión beneficia la experiencia al conocer en todo momento cual es el stock de productos y si hay faltantes de los demandados por el cliente.
Colabora en reducir los niveles de bienes intermedios, las tareas en progreso y los productos terminados, lo que asegura a la empresa evitar sobre stockeo y ahorrar en costos de almacenamiento.
El seguimiento de la permanencia de los insumos en almacén igualmente permite achicar presupuesto, restringir stock de acuerdo a lo que sale o no, evitando que queden desactualizados.
Con una solución adecuada de gestión de inventario, es posible mantener los productos en la cantidad óptima, lugar e instante exacto.