Los sistemas de facturación han avanzado mucho gracias al avance tecnológico pasando del formato en papel al digital. Podemos definir a la factura electrónica como el instrumento actual que usan los negocios para respaldar sus transacciones comerciales, llevar el control contable y, en paralelo, contribuir al control fiscal. En el post que sigue, desarrollamos sus características y vemos como se realiza en la práctica.
La factura electrónica es un documento digital legal que acredita el ejercicio comercial entre dos partes, el que vende y el que compra, conteniendo los datos personales y la data sobre el concepto a facturar. Se genera de manera electrónica vía plataforma AFIP, su formato está regulado y es la versión digital que reemplaza las facturas clásicas de talonario, sirviendo de comprobante. No es necesaria su impresión. Admite la gestión, almacenamiento e intercambio de los recibos por medios digitales. Y pueden generarse desde todo equipo que tenga las particularidades de acceso al sistema.
¿Cómo se anula una factura electrónica?
Sabemos que todos nos exponemos a errores al facturar o incluso que sea necesario cancelar la operación por razones de fuerza mayor. En estos casos, el procedimiento de saber cómo se anula una factura electrónica de este sistema de cobro es muy simple y puede hacerse desde la misma web de AFIP.
Para proceder a invalidar cualquier documento con carácter fiscal ya que fue conferido el CAE, precisa de la emisión de una nota de crédito o de débito, de acuerdo a sus pormenores. Crédito, ante cobros de menos al cliente o si la boleta fue mal realizada o se duplicó, y Débito cuando se cobra menos cantidad.
Para poder hacerlo, será necesario estar habilitado como facturador digital, en el SII o en algún software regulado comercial.
Es así porque la normativa impide la anulación como tal una vez emitida, por lo que lo más efectivo siempre será prestar mucha atención al emitir la factura digital.
La mejor forma de anular la factura electrónica es con la alternativa de nota de crédito, que iguala a la ya emitida, permitiendo al sistema comprender el propósito de anulación. Puede hacerse siguiendo estos sencillos pasos:
- Entrar a la web de AFIP, poner el usuario y contraseña fiscal
- Ir al apartado “Comprobantes en línea”
- Visualizar la opción “Generar comprobantes”
- Dar clic en Nota de Crédito y presionar en continuar
- Asentar la fecha de comprobante y la percepción a incluir
- Poner el DNI o CUIT de la factura por anular y, finalmente, asociar al documento que se quiere anular.
- Al concluir estos pasos, se tiene que anexar una breve descripción y colocar los montos y cantidades de unidades del comprobante a invalidar.
- Una vez hecho el clic, la nota de crédito se genera.
- Monto mínimo de la factura de crédito electrónica
Es valioso mencionar que no cumplir con la obligación de realizar factura electrónica puede dar lugar al cierre del local por determinado tiempo. En este sentido, aquellos proveedores obligados a emitir este documento fiscal son los que facturan un monto mínimo solicitado de la factura de crédito electrónica de $299.555, a partir del 12 de abril de 2022, una vez actualizado el valor.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Para emitir la factura electrónica es necesario primero que el usuario figure previamente con número de CUIT, tenga Clave Fiscal habilitada con nivel 3 o más, cuente con la opción habilitada de Administración de ventas y domicilios y Comprobantes en línea.
Si debés habilitar el 1°, frente a la pantalla, deberás considerar:
Ingresar con la clave fiscal al servicio Sistema Registral y a continuación a la sección Registro Tributario.
Allí verás el menú de Puntos de Venta. Hace clic en el botón Agregar e informá los datos pedidos por el sistema. Concluí guardando.
Una vez terminado, podrás observar el contenido del punto de venta habilitado. Si querés descargar o imprimir la constancia, hace clic en Siguiente.
Ya con la habilitación del punto de venta, el paso de cómo se hace una factura electrónica es este:
- Entrá con la clave fiscal a la opción Comprobantes en Línea.
- Datos del emisor
- Seleccionar la empresa a representar
- Clic en Generar comprobantes
- Elegir punto de ventas a utilizar y el tipo de comprobante (dirección y factura) continuar
- Seleccionar fecha de comprobante, conceptos a incluir (productos y o servicios) y periodo facturado. continuar
- Datos del receptor
- Optar por la condición frente al IVA, razón social y domicilio comercial
- Las condiciones de venta (contado, tarjetas, cheque, otros)
- Si hubiera, optar por adherir comprobantes, continuar
- Anexar los datos de la operación: código, descripción, cantidad y subtotal.
- Por último, ver el resumen de todos los datos ingresados, confirmar y generar comprobante.
La factura electrónica es fundamental para todo tipo de negocio. Su valor es equivalente al del documento tradicional. Con grandes beneficios para la agilidad de los trámites administrativos, los pagos y como aseguro frente al fraude.
Ventajas de la facturación electrónica
Contar en la actualidad con esta herramienta es clave para optimizar la eficiencia del proceso de facturación del negocio y ganar agilidad, control y seguridad, disminuyendo costos y tiempos. Algunos de los beneficios importantes de incorporarlo son:
- Disminuir el presupuesto de impresión, logística, almacenamiento físico y papel.
- Ganar velocidad y ciberseguridad al emitir estos documentos. Un proceso simple y rápido que se opera en minutos.
- Reducir en gran medida los errores al generar la facturación, al entregarla y guardarla.
- Minimizar la instancia de creación de comprobantes falsos, consiguiendo maximizar la seguridad al cliente y del propio equipo.
- Mejorar el control del negocio, al alcanzar un mayor orden y claridad, generar reportes precisos y disponer de información de facturación al instante.
- Estar al día con las obligaciones fiscales.
- Dar un mejor servicio integral, afianzando la experiencia positiva del cliente y del personal.
- Contribuir al cuidado del planeta, reduciendo el uso de papel y combustible.
Implementar la facturación electrónica es una solución completa de optimización, progreso y rentabilidad para la buena gestión en la recepción de comprobantes de operaciones. De esta forma evita inconvenientes contables, de extravíos, de proveedores y otros.
Te animamos a consultarnos, contamos con las mejores soluciones de facturación y cobranzas electrónicas para tu empresa.